Os 10 mandamentos de um organizador de eventos

O trabalho de um organizador de evento profissional envolve uma série de funções essenciais para o êxito do evento. Dentre elas, vale destacar o desenvolvimento de um conceito para o evento, a criação de um orçamento, a contratação de fornecedores e funcionários, a reserva de um local apropriado, a promoção do evento em diversas mídias, e muito mais.

1. Seja organizado

Contratações, locações, valores, divulgação, venda de ingressos, dentre outras. Portanto, organização é a palavra-chave.

É necessário contar com uma agenda (eletrônica ou impressa) e ter sempre lembretes de atividades. Fazer briefings, check-lists e borderôs (voltaremos a falar deste no item 10) de cada evento também ajuda na organização, que é fundamental para que nenhum detalhe seja esquecido. Estabelecer horários para as tarefas, ligações, visitas e divulgação dos eventos costuma dar muito certo.

E uma dica muito importante: arquive tudo! Mantenha cada documento com você (em versão impressa e digitalizada), anote cada contato.

#DicaSympla: a Sympla produziu diversas planilhas para ajudar a organização da produção de eventos. Para realizar o download gratuito, basta clicar aqui: http://blog.sympla.com.br/planilhas-para-um-produtor-de-eventos-bem-organizado/ .

2. A imagem de um organizador de eventos

A sua postura (atitude, conhecimento e autoconfiança) vai influenciar nas decisões que os contratantes, patrocinadores, fornecedores e equipes de trabalho tomarão em relação ao evento e não se esqueça de aperfeiçoar seu knowhow. Falar bem em público, passar segurança e se mostrar uma pessoa que entende tudo sobre o que faz não são diferenciais, mas características essenciais para um produtor de eventos.

3. Tenha disposição

Saiba que quando se opta por ser produtor de eventos o expediente fora do horário comercial vem no pacote.

Acompanhar o andamento de cada produção seja dia, noite ou final de semana, além de ser solicitado durante um evento inteiro para resolver problemas, são coisas que serão parte da sua rotina.

4. Conte com uma boa rede de contatos

Contatos são fundamentais para conseguir tudo: bons fornecedores, artistas, um grande público e até mesmo ter acesso aos melhores locais. Por isso, faça seu networking: conheça as pessoas da sua área, se interesse pelo que elas têm a dizer, peça indicações, convide para seus eventos… cada novo contato pode trazer vários outros.

5. Saiba o tipo de evento

Para planejar, executar e promover um evento, é preciso conhecer as particularidades da produção. É um evento musical, uma conferência, um encontro empresarial ou uma confraternização religiosa? Cada produção tem seu público e seus objetivos. Portanto, tire todas as dúvidas com o contratante e pesquise bastante para sugerir boas ideias para o evento.

Somente assim cada item (local, data, atrações, divulgação, preço da entrada, etc) será definido de forma adequada.

A partir destas informações, sinta-se a vontade também para inovar. Um organizador de eventos também tem que ser criativo, pensar em ideias bacanas que podem ser adaptadas para um evento específico. É muito bom quando o público se surpreende com eventos com produções inovadoras e diferenciadas.

6. Obtenha patrocínios

Para captar patrocínios é preciso ter um briefing do evento, estatísticas, valores e todos os detalhes que conseguir reunir para oferecer uma noção concreta aos possíveis patrocinadores. Dessa forma, eles poderão avaliar se realmente vale a pena investir na sua produção.

7. Esteja ligado nas novidades

Para se manter por dentro das tendências em relação aos eventos e estar na frente de outros produtores, você pode procurar cursos específicos da área – participar de workshops e palestras, por exemplo. Além disso, leia muito sobre a área de eventos, entenda de administração, saiba o que os jovens estão ouvindo, procure por tecnologias que facilitem na divulgação e tudo que puder acrescentar coisas positivas ao seu trabalho.

8. Aprenda com cada erro

Se cometer erros, não se desespere: é normal e é assim que irá descobrir outras alternativas para não cometer as mesmas falhas. Não desanime, procure identificar porque aquilo aconteceu e encare os erros como motivos para melhorar!

9. Ferramentas para produzir eventos

Conforme o mandamento 3 já diz, é necessário ter disposição (e muita!) pra produzir eventos e, em diversas ocasiões, surgem problemas para resolver à qualquer momento. Neste panorama, evitar problemas ao máximo é a chave para permitir a você maior foco e chances de sucesso no seu evento.

Mesmo que para você a festa tenha sido incrível, procure saber o que os demais envolvidos (público, equipes de trabalho, fornecedores, artistas) acharam do evento. Dessa forma você saberá quais foram os pontos positivos – para buscar mantê-los – e irá corrigir os pontos negativos para os próximos eventos.

10. Sempre faça o borderô

Você sabe fazer um borderô? Ele é um documento no qual as informações financeiras sobre o evento devem estar detalhadas, com todos os valores. Boletos, notas do cartão e movimentações financeiras devem estar disponíveis, até mesmo para análise e comparação para eventos futuros.

Com o borderô você terá uma visão ampla do evento, analisará os gastos desnecessários, saberá se sua administração foi organizada e se a receita foi positiva. Para fazer download de um modelo de borderô gratuito que a Sympla produziu, basta clicar aqui: http://downloads.sympla.com.br/bordero-para-eventos .

Fonte: http://www.produzindoeventos.com.br | http://blog.sympla.com.br

Para ter sucesso em seu evento saiba quem contratar:

Romualdo e Silvana – https://www.facebook.com/romualdoesilvanaeventos

Cristina Quadrini – https://www.facebook.com/crisquadrini.cerimonial

Simone Vittorazzi – https://www.facebook.com/SimoneVittorazziCerimonial

Sidney Petrelli – https://www.facebook.com/sidney.petrelli

M5 Eventos – https://www.facebook.com/m5eventos/

Bliss Eventos Especiais – https://www.facebook.com/Bliss-Eventos-Especiais

Lilian Dias Cerimonialista – https://www.facebook.com/LilianDiasCerimonial/

Dulce Menezes – https://www.facebook.com/dulcemenezes.cerimonial

Prestige Eventos – https://www.facebook.com/PrestigeEventosCuritiba/

Evelyn Carvalho Cerimonial – https://www.facebook.com/evelyncerimonial